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L’agent commercial, bien que professionnel indépendant, agit au nom et pour le compte d’une entreprise mandante. Il n’est ni salarié ni simple prestataire : il a des obligations légales, sociales, comptables, fiscales.
Une fois l’activité lancée, quels sont les documents à conserver pour être en conformité, se protéger légalement et sécuriser son activité ?
Suivez les conseils de l’Apac qui guide les agents commerciaux et mandants depuis plus de 50 ans et vous donne la liste des documents essentiels à conserver.
Bien que non obligatoire, un contrat écrit est fortement recommandé. Ce contrat formalise clairement la collaboration, ainsi à titre d’exemple :
Il est donc fortement conseillé de garder la version signée par les deux parties (PDF, scan ou original papier) mais également tous les avenants et modifications éventuelles. Tous les échanges concernant les modalités du contrat (emails, lettres) sont à conserver, tout comme des échanges importants dans le cadre de l’évolution de la relation.
Il est fortement conseillé de conserver les :
Nous rappelons que l’APAC recommande le CRM gestacom particulièrement adapté pour les agents commerciaux. CRM qui permet de centraliser et d’utiliser toutes les données de l’agent commercial.
Tout agent a droit à une rémunération qui varie en principe en fonction du chiffre d’affaires généré ; toutefois, cela peut être une somme forfaitaire. Le mandant adresse à l’agent des relevés selon la fréquence convenue entre eux. Ceux-ci sont à conserver avec la facture de commissions établie par l’agent.
Enfin, comme tout entrepreneur, vous devez conserver vos justificatifs type :
Les délais de conservation de ces documents varient de 5 à 10 ans.
Conseil pratique de l’APAC : les conserver pendant 10 ans constitue une sécurité.
Un conseil : mettez en place un système d’archivage clair, numérique ou papier, et tenez-le à jour.
Vous gagnerez en sérénité et en efficacité. Si cela s’effectue de manière dématérialisée, pensez à effectuer des sauvegardes.
En tant qu’agent commercial, vous êtes indépendant, cela ne veut pas dire que vous êtes seul.
L’APAC accompagne les agents commerciaux pour structurer votre activité, défendre vos droits et anticiper les imprévus.
